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浅议档案管理中存在的问题及解决措施_档案管理员资格证

作者:aysz01 发布:08月13日 阅读:1次

摘要:随着市场经济的不断发展,档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升,这对档案管理工作提出了更高的要求。因此,作为档案管理人员,必须提高档案工作科学管理水平和服务中心工作的能力,逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化,为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

关键词:档案管理存在的问题对策

Abstract: with the development of market economy, the file work the important role in economic society and attention to the extent had a rising, the archives management work put forward higher request. Therefore, as a file management personnel, must improve the file work scientific management level and the service center, ability to work of archives work gradually realize standardized, scientific and modern, for the society and the units to provide more valuable file information resources.

Keywords: file management problems countermeasures

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:

1、档案管理工作中存在的问题

1.1对档案的重视程度不够。长期以来,相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

1.2管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

1.3档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差,个别单位没有专用档案室,有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹,都无法购置齐备。

2、提高档案管理水平的思考与对策

2.1健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要。第二,简明实用。制度必须具有可操作性,其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标,以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行,而职工是单位的主要构成群体,是制度的主要约束对象和执行者。第四,坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门,又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。

2.2改进和完善档案功能

使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位:一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务。

2.3提高档案人员业务素质

随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展,对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法,已不能适应新时期、新形势的需要。因此,加强档案管理人员继续教育显得尤为重要,要尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才。

一是建立健全继续教育管理制度和激励机制。档案工作管理水平需要不断地改善和提升,档案管理人员素质也需要不断地提高,要通过档案专业知识继续教育,促使档案管理人员不断地更新业务知识,提高业务能力和管理水平。

二是要因材施教、多渠道地进行人才培训

要从实际出发,按照不同的岗位、不同的层次、多渠道、多形式的对档案管理人员进行培训。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针,为档案专业人员提供全面、系统的学习机会,使档案管理人员缺啥补啥,取长补短。

三是加强对档案人员的管理和教育。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育,使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时,要切实加强对档案工作的领导、检查和考核档案管理员资格证,特别是对于涉及到保密的档案管理人员,要加强教育和管理,不断增强保密意识和责任感,确保档案管理安全可靠,无失(泄)密现象发生。

2.4档案信息化建设

2.4.1加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设。档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持,要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。

2.4.2制定信息化标准体系,为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上,采取统一的数据格式,统一的软件程序,统一的技术标准,统一的工作规程。

2.4.3建立档案信息资源数据库,加强档案信息资源建设。档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理,特色突出,利用方便的档案信息资源数据库。只有做好档案信息化建设的基础性工作,加快档案数据库建设,尽快形成数据规模,使计算机检索系统实用化,才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来,使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。

2.4.4进一步加强档案信息化基础设施建设。档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提,并制约着档案信息化建设的发展水平,为此要进一步增强对档案信息化建设的重视和支持,加大投入,购置设备。

2.4.5加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时,应把档案信息安全放在突出位置,确保管理系统和数据的安全、可靠,防止档案信息失密、泄密和丢失。

2.4.6优化专业结构,加强人材队伍建设。培养大量既懂档案业务,又熟悉信息技术的复合型人才,建立复合型、多层次的专业队伍,优化人员结构档案管理员资格证,这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。

2.4.7使档案工作适应社会和时代发展的需要,并能将档案信息化建设落到实处还应注意以下四个方面:

(1)制定计划,避免重复建设。在信息化实施过程中,在极其有限的财力前提下,要深入调研,科学论证,制订完善的工作计划,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,避免出现各自为政,互不兼容,重复转换等现象发生,尽可能避免资源的浪费,有计划分步骤地分期实施。

(2)突出重点,提高工作效率。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化,只有这样才能突出重点,提高效率,增加效益。

(3)加强协作,确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。无论是档案人员或计算机技术人员,独立完成这些项目都存在相当大的难度。因此,只有坚持协作的原则,加强与各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

(4)注重实用,满足利用需求。档案信息化建设不仅在量,更在于质,在档案信息化建设中,应坚持实用的原则。

2.5档案管理现代化将会提高档案工作的整体水平,推进全面建设

2.5.1提高贮存、收藏能力。缩微技术、光盘技术等行动技术的采用,将极大地提高存贮密度,减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径,进而增强了档案部门的收藏能力,使其存贮的信息量增大,真正成为社会存贮回溯性信息的基地。

2.52提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能,可以用来组卷、编目、分类、鉴定,进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作,大大提高了档案信息处理能力,加快工作进度,提高工作效率和服务水平。

2.5.3提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性高,提供多种检索途径,可以大批量提供利用,能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用,联网检索,为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源,极大地提高了开发能力和效率,进而提高档案信息的利用率。

3、结语

当前,档案工作的手段和设施有了极大的变化和进步,档案实体和档案管理的内涵也越来越丰富多彩,档案工作需要变革和创新,但是这种变革和创新必须以“三全”理念为原则和核心,这样才能少走弯路而卓有成效,才能提升档案管理的整体水平,使企业档案管理工作与时俱进,并得到长足的发展。

参考文献

1周燕;对“档案管理的点滴看法”[J];档案管理;2005年06期

2乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风,2008(24)

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